O COLA funciona como uma sala de monitoramento em tempo real de tudo o que acontece na jornada do paciente dentro do Hospital Unimed Primavera. — Foto: Unimed Teresina
A rotina de um hospital é feita de decisões que acontecem minuto a minuto. Cada passo dado por um paciente, da recepção à alta, carrega impacto direto sobre seu bem-estar e sobre a capacidade de resposta da instituição. Foi desse entendimento que nasceu, na Unimed Teresina, o COLA (Centro de Operações Logísticas Assistenciais) um sistema criado para acompanhar em tempo real toda a jornada do beneficiário e transformar dados em ações imediatas. A iniciativa, implementada no Hospital de Alta Complexidade Unimed - Unidade Primavera (HUP), reúne tecnologia, integração de equipes e uma mudança profunda de cultura organizacional para colocar a experiência do paciente no centro da operação.
A ideia partiu do desejo da Diretoria da Unimed Teresina de implantar um centro de comando para tornar o atendimento mais ágil, seguro e centrado no paciente. Ao receber o projeto, o gerente de Operações Hospitalares da Unimed Teresina, Hugo Neves, identificou a oportunidade de ir além do modelo convencional: reunir, no mesmo ambiente, monitoramento assistencial, controle de custos por setor, acompanhamento de orçamento e comparação com a rede.
Embora o conceito do COLA se inspire em centros de comando utilizados em outras instituições, como as Unimeds de Sorocaba e Caruaru e o Hospital Israelita Albert Einstein, a versão implantada em Teresina foi desenvolvida internamente. As equipes de TI e Inteligência da cooperativa criaram painéis, indicadores e dashboards próprios, adaptados às necessidades locais e à realidade operacional do hospital. O objetivo central era resolver desafios antigos, como a falta de previsibilidade de resultados, o risco de aumento de custos e a necessidade de garantir eficiência sem comprometer a qualidade do cuidado oferecido aos beneficiários.
O gerente de Operações Hospitalares da Unimed Teresina, Hugo Neves, destaca a importância do COLA para melhorar o atendimento aos pacientes. — Foto: Unimed Teresina
Na prática, o COLA funciona como uma sala de monitoramento em tempo real de tudo o que acontece na jornada do paciente dentro do Hospital Unimed Primavera, desde o momento em que ele solicita a senha de atendimento, seja na urgência, seja na internação. A partir dali, cada etapa é acompanhada por analistas treinados. No Pronto Atendimento, por exemplo, são observados o tempo até a triagem, a espera pela consulta, a realização de exames laboratoriais e de imagem e o caminho até a alta. Na internação cirúrgica, o monitoramento inclui o trajeto do cadastro ao quarto, o encaminhamento ao centro cirúrgico, o tempo de procedimento, a recuperação e o retorno ao leito. Todos esses fluxos seguem tempos definidos com base em normas de segurança, qualidade e regulamentações como LGPD, Anvisa e Vigilância Sanitária.
Se percebemos que um paciente pode exceder o tempo previsto em qualquer etapa, notificamos a equipe assistencial no mesmo instante
— Se algum desses prazos é ultrapassado, o COLA aciona imediatamente o setor responsável para que a situação seja resolvida. Esse acompanhamento permite que a equipe aja antes que o atraso se transforme em problema, reduzindo esperas desnecessárias e melhorando a experiência do beneficiário. , afirma Hugo Neves.
Quanto menos tempo o paciente espera, menor a chance de agravamento dos sintomas. Agilidade também é cuidado
— O objetivo é evitar gargalos, redistribuir equipes, reorganizar fluxos e garantir que o beneficiário não permaneça em espera desnecessária. Segundo Hugo, essa vigilância contínua melhora não apenas a fluidez da operação, mas também a evolução clínica. , reforça.
Além do trajeto do paciente, o COLA monitora dados assistenciais e operacionais fundamentais: tempo de espera na recepção e na triagem, tempo de atendimento médico, andamento de cirurgias, disponibilidade de quartos, deslocamento de maqueiros, prescrição e administração de medicamentos, realização de exames e altas. Também acompanha custos por setor, evolução do orçamento, temperatura de medicamentos e ambientes, além de indicadores estratégicos como tempo de permanência, taxa de ocupação e volume de altas diárias.
Todos os setores fazem parte do COLA. Da portaria ao faturamento, ninguém fica de fora. É essa união que permite que os resultados apareçam.
— Importante salientar que toda movimentação é compartilhada diretamente com as equipes assistenciais e de suporte, por meio de ramais, e-mails e canais de mensagens. Assim, qualquer desvio é tratado no ato, permitindo intervenções como remanejamento de equipes, abertura de consultórios e salas cirúrgicas ou aceleração de processos administrativos. Para Hugo, a integração é um dos pilares do projeto:
O monitoramento On Time, aliado a dados de ocupação, prescrição, medicação, exames e deslocamentos, cria uma imagem completa do hospital em funcionamento, permitindo decisões assertivas minuto a minuto.
Todos esses indicadores foram construídos em painéis que não permitem interferência humana. Eles mostram de forma transparente que a metodologia funciona
— Desde sua implantação no Hospital Unimed Primavera, o COLA já promoveu mudanças significativas. O tempo médio de atendimento no Pronto Atendimento Adulto caiu de 69 para 39 minutos. No infantil, reduziu de 89 para 51 minutos. O índice de altas antes do meio-dia passou de 51% para 89%, tornando o fluxo de internação mais eficiente para pacientes e equipes. O tempo médio de permanência hospitalar caiu de 5,2 dias para 3,12. E a satisfação dos beneficiários, medida pelo NPS, cresceu de 72 para 88 pontos. , destaca o gerente.
Os indicadores também mostram mais do que ganhos de produtividade. Revelam o efeito de uma lógica integrada que favorece decisões ágeis, reduz desperdícios e libera as equipes para atuarem com foco maior no cuidado. Para Hugo Neves, o impacto direto na experiência do paciente é um dos pilares do sistema: quanto menos tempo de espera, menores os riscos e melhor a evolução clínica. Além disso, o monitoramento constante e o retorno dos beneficiários estimulam cada profissional a buscar sua melhoria contínua.
O COLA também representa uma mudança de cultura dentro do hospital. Todos os setores, da portaria ao faturamento, foram envolvidos na construção do processo. A lógica passou a ser compartilhada: interpretar dados, intervir no momento certo, planejar estrategicamente e tratar cada etapa como parte essencial do cuidado integral ao paciente.
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